“We shape our buildings, and afterwards our buildings shape us”, zei Churchill ooit.

Een prachtige quote, die breed bruikbaar is. Bijvoorbeeld voor schoolgebouwen, en hoe deze ontworpen zijn op basis van ideeën en behoeften aan het begin van de 20ste eeuw. Maar de vorm van een school verander je niet elk jaar, terwijl die vorm het gebruik bepaalde en bepaalt.

Hetzelfde geldt voor wijken en steden. Op Twitter haalt stadsplanoloog Brent Toderian regelmatig Amsterdam en Kopenhagen aan als voorbeelden van steden die een compleet ander gebruik kennen dan Noord-Amerikaanse. Met veel mensen op straat, goede fietspaden die intensief gebruikt worden en toegankelijke openbare ruimte. Het positieve is dat hij ook illustreert dat dit geen vaststaand feit is: ook Amsterdam en Kopenhagen (en andere Nederlandse steden) werden ooit ingericht als auto-steden. Maar maakten daarna nieuwe keuzes.

Foto van een straat in Amsterdam in 1967 en 2016,

Terug naar software

Net als in scholen, wijken en steden geldt natuurlijk voor software dat het ontwerp ons gebruik bepaalt. Google Maps opent altijd op een kaart met je huidige locatie gemarkeerd en vraagt waar je naartoe wil. Je begint ergens en gaat naar je bestemming. Facebook en Twitter tonen je een eindeloze newsfeed, zonder bestemming. Zodat je hopelijk ook niet stopt. Net als Netflix, waarvan de CEO in 2017 al aangaf dat ‘slaap’ hun grootste concurrent is.

En dat het ontwerp allesbepalend is voor het gebruik geldt niet alleen voor de apps op je smartphone, maar ook professioneel. Juist binnen kantooromgevingen, waar alles al decennia draait om Outlook, mappenstructuren en Office-documenten, zie je dat initiële ontwerpkeuzes en de workarounds die iedereen daarna bedacht heeft, onze huidige communicatie en samenwerking bepalen. Denk aan:

  • Versiebeheer met kopieën naast kopieën, identificeerbaar met cryptische toevoegingen aan bestandsnamen, etc. (denk aan BelangrijkDocument v11 - RG 2-3 ED v5 - 26102019 06112019 Kopie Copy.docx)
  • Het uitgebreid CC-en en BCC-en om iedereen te informeren. Want stel je voor dat niet alle 25 personen die zijdelings betrokken zijn bij jouw project niet op de hoogte zijn van de kleinste details...
  • En de prioritering van individuele mailboxen. Waar team- of projectgerelateerde kanalen vaak logischer zijn.

Voor al die problemen zijn ook alweer prachtige oplossingen bedacht. Van Slack tot Teams, en versiebeheer in Google Docs en Office 365. Maar het zijn oplossingen naast je bestaande digitale ‘gebouw’. De mappenstructuren, documenten en CC-mogelijkheden zijn gelijk gebleven.

Als we dat willen veranderen moeten we nieuwe keuzes maken over welke mogelijkheden we gebruikers willen bieden. Door restricties te stellen en daarbij nieuwe mogelijkheden te bieden. Bijvoorbeeld door:

  • Bij het kopiëren van een document de mogelijkheid te bieden in plaats daarvan een nieuwe versie te maken.
  • Zodra iemand in een e-mail een derde persoon in de CC toevoegt de inhoud van het 'Nieuw bericht'-scherm automatisch te publiceren naar een besloten kanaal, en alle geadresseerden daar direct lid van te maken.
  • Het controleren van individuele mailboxen te beperken tot een bepaalde tijdsperiode per dag. Waar project- en teamkanalen meer of altijd beschikbaar zijn (al is dat vraag of e-mail überhaupt een goed idee is).

Zodat het gebruik zo verandert dat het beter aansluit op onze daadwerkelijke behoeften.

Gerelateerd: Wegen veroorzaken files. How Time Measurement changed Society